دبیرخانه جایزه ملی تعالی نگهداری وظایف زیر را برعهده دارد، مسئول اجرایی دبیرخانه جایزه توسط هیئت مدیره انجمن بر اساس شرایطی که در آیین نامه ذیربط خواهد آمد تعیین می شود:
وظایف:
دبیرخانه جایزه بایستی برنامه زمانبندی مدونی به کمیته علمی تقدیم و کمیته علمی براساس برنامه مذکور دوره آموزشی معرفی مدل جایزه را هم برای عموم و همچنین برای داوطلبین ارزیابی جایزه برگزار می نماید.
- اداره دبیرخانه جایزه ملی تعالی نگهداری.
- تهیه و اعلام برنامه زمانی عملیات اجرایی دوره های مختلف جایزه ملی تعالی نگهداری به کمیته علمی.
- نگهداری و به روزرسانی مستندات اجرایی و گزارشات محتوایی و سوابق جایزه ملی.
- ایجاد سایت جایزه ملی و به روزرسانی دوره ای آن با امکان پاسخ دهی به مراجعه کنندگان.
- اعلام نیازها و فراخوان های عمومی در مقاطع مختلف جهت ثبت نام متقاضیان جایزه با تصویب کمیته علمی.
- ارائه مشاوره و برگزاری سمینارها و دوره‌های آموزشی برای سازمان‌های متقاضی جایزه با همکاری کمیته علمی.
- برنامه‌ریزی، هماهنگی و تدارک اعزام ارزیابان جهت ارزیابی به سازمان های شرکت کننده.
- همکاری در تهیه و تدوین گزارشات و نتایج حاصل از ارزیابی ها و ارائه آن به ذی نفعان.
- تدوین، طراحی و برنامه ریزی های مرتبط با تهیه تندیس ها، تقدیرنامه ها و گواهی نامه ها.
- تهیه گزارش عملکرد هر دوره.
- انجام مکاتبات و انتشار مستندات،گزارش ها و نشریات جایزه ملی مدیریت نگهداری.
- ایجاد هماهنگی بین دبیرخانه و سازمان های متقاضی جایزه برای اجرای دوره های آموزشی.