دبیر جایزه ملی تعالی نگهداری توسط هیئت مدیره انجمن نگهداری و تعمیرات ایران برای یک دوره دو ساله انتخاب و منصوب می شود، که وظایف زیر را بر عهده دارد.
- انجام هماهنگی های لازم جهت برگزاری جلسات شورای راهبری و سیاست گذاری، کمیته علمی، کمیته داوری و کمیته هماهنگی و نظارت بر فرآیند ارزیابی.
- شرکت در جلسات شورای راهبری و سیاست گذاری، کمیته علمی، کمیته داوری و کمیته هماهنگی و نظارت بر فرآیند ارزیابی.
- نظارت بر اجرای فرآیندهای عملیاتی مربوط به جایزه در راستای تصمیم‌گیری‌ها و پشتیبانی از عملیات اجرایی کمیته های علمی، داوری و هماهنگی و نظارت بر فرآیند ارزیابی.
- نظارت بر انجام فعالیت های مسئول دبیرخانه تحت یک ساختار منسجم و هماهنگ.
- تجزیه و تحلیل عملکرد هر دوره، شناسایی نقاط قوت و زمینه های قابل بهبود و برنامه ریزی در جهت اجرای برنامه‌های بهبود.